Quando você abre a agenda de manhã, antes de trabalhar, sente a ansiedade tomar conta do seu corpo. Os batimentos cardíacos aceleram, você sua frio e fica nervosa imediatamente ao receber a notícia de que terá mais uma reunião em um dia já atolado de compromissos. Pois é, nem sempre a lista de tarefas é nossa amiga.
E, em um mundo que anda cada vez mais rápido, parece impossível fazer com que essa lista diminua ou seja mais amigável… Mas só parece. A verdade é que é possível fazermos as pazes com as nossas to-do lists e organizar o dia de forma que tenhamos tempo para tudo o que, de fato, queremos fazer.
POR QUE TEMOS TANTA DIFICULDADE COM LISTAS DE TAREFAS?
Para Ana Carolina Queiroz, especialista em organização e gestão de tempo, nós costumamos enfrentar duas dificuldades na hora de montar as nossas listinhas de afazeres. A primeira é entender a diferença real entre uma tarefa e um projeto.
“Eu vejo muita gente fazendo isso – colocando, por exemplo, ‘fazer o imposto de renda’ na lista de tarefas”, diz ela. “Ou, para usar o caso de uma cliente: ‘pegar o diploma da faculdade’. Eu costumo dizer que se você não consegue fazer aquela coisa em uma sentada só, ela não é realmente uma tarefa – é um projeto.”
No caso citado por Ana, pegar o diploma consiste em uma série de pequenas ações que iam além de ir até à faculdade buscar o documento – nesse caso, ela não tinha conhecimento dos trâmites, se precisaria levar outros documentos para fazer essa retirada, se era preciso agendar um horário de visita na secretaria da faculdade…
“Do mesmo jeito, ela não iria preencher todo o imposto de renda de uma vez só. Ela precisava, primeiro, reunir os documentos. Muitas pessoas têm dificuldade de segmentar os passos”, continua.
A segunda dificuldade tem relação com a agenda. Ou melhor, com o hábito de agendar tarefas. Isso significa atribuir datas a coisas que não têm, de fato, um prazo.
“É o caso de quando as pessoas usam planners e listam, na terça-feira, 15 tarefas que querem fazer aquele dia. De todas as 15, talvez só 5, no máximo, sejam realmente necessárias de serem feitas até ou naquele dia específico”, explica.
COMO – E PORQUE – MONTAR UMA LISTA DE TAREFAS EFETIVA
Visto isso, partimos para uma segunda dúvida: se não sabemos nem mesmo a diferença entre projetos e tarefas, por que montar uma lista? Entender essa distinção é parte do processo de organização e as listas são ferramentas que nos ajudam a cumprir, ao longo do tempo, os projetos que temos ou queremos realizar, sejam profissionais ou pessoais.
Para isso, Ana explica que o primeiro passo é escolher uma ferramenta que não seja um calendário ou uma agenda, para anotar tudo aquilo que você precisa fazer. Para isso, vale a pena usar de subdivisões: “tarefas pessoais”, “tarefas profissionais” e “tarefas da casa”, por exemplo.
“É assim que eu segmento a minha lista de tarefas, para que eu não precise olhar SEMPRE para todas as coisas que eu tenho que fazer”, ensina. “Nessa lista entram tarefas pontuais e tarefas recorrentes. Para isso, eu gosto muito de usar o aplicativo Todoist, ele é bom, bonito e gratuito.”
Esse processo, claro, tem um objetivo: melhorar a sua sensação de bem-estar ao longo do tempo. O bom de manter uma lista separada do seu calendário, ou mesmo do seu planejamento semanal ou da sua rotina, é que você não precisa depender da memória para lembrar de tudo o que precisa fazer.
“É você quem caminha e vai até a organização, e não ao contrário”, argumenta a profissional. “Listas de tarefas são lagoas: você vai pescar o que precisa fazer quando você está no contexto ideal da execução – com disposição, com tempo, com condições de se concentrar.”
Fora isso, entra nesse mix de benefícios um velho conhecido dos gurus de produtividade: ao manter uma lista de tarefas mãe você libera espaço no seu cérebro, o que, por sua vez, libera você para ter novas ideias, resolver questões do dia a dia com mais sossego e inovar nas áreas em que você pode e precisa fazer mudanças.
COMO CRIAR O HÁBITO DE MANTER A LISTA DE TAREFAS ORGANIZADAS?
Bom, montar uma lista de tarefas macro, com tudo o que você quer fazer na vida, parece razoavelmente simples. A questão é como tornar a checagem dessa lista (e a sua eventual atualização) um hábito.
A solução de Ana para isso é igualmente fácil e prática: “Associando o hábito da revisão a alguma coisa muito segura e muito natural para você, dentro do seu dia”, diz.
Um exemplo é criar um gatilho positivo, como estabelecer para si mesma que você vai preencher e checar a sua lista de tarefas todos os dias depois do café da manhã ou antes de sair do escritório, no fim do expediente (pensando no dia seguinte).
“O hábito que sustenta tudo é a revisão semanal”, continua. “No nível micro do dia a dia, é importante estar sempre com a lista perto de você. Lembrar de olhar e atualizar ela uma vez por dia (dando check no que já fez, incluindo mais coisas para fazer) é o suficiente.”
Unir esses pequenos hábitos diários e semanais a algo que você gosta muito de fazer, como tomar uma xícara quente de café de manhã ou ouvir uma playlist relaxante para marcar o fim de uma semana, ajuda a criar um ritual que passa a ser esperado e antecipado com o passar do tempo.
A longo prazo, esse desenvolvimento das listas de tarefas muda completamente a sua visão sobre a vida – você sai da necessidade de passar o tempo inteiro tendo que lembrar de coisas para, realmente, ter liberdade de vivê-las.
“Você se sente mais livre, a sua confiança em si mesma (na sua habilidade de se autoguiar) aumenta. Você consegue aproveitar e curtir mais a vida, dar mais atenção à quem e às coisas que você ama – e a sua estabilidade mental e emocional aumentam muitíssimo”, finaliza.
